マンション理事長のブログ

新橋で働くマンション理事長のブログ。モフモフ犬のオーストラリアンラブラドゥードルを飼ってます♪

マンション通常総会延期の延期を決断!そのリスクは?

やはりというか、予想通りというか…

5/4に発表が予定されていますが、緊急事態宣言が1カ月程度延期の見通しになってきました。

 

多くのマンションでは5月に通常総会が行われますが、その開催についてどのような対応をとっているのでしょうか?

 

私のマンションでは4月8日に緊急事態宣言が発出されたことを受け、既に総会を2カ月延期する決定をしました。

 

実はマンションの通常総会の開催月というのは管理規約で決まっている為、延期というのは厳密には管理規約違反というリスクを負うことになります。

 

このようなコロナ禍の状況であるので、管理規約違反を声高に叫ぶ人はいないとは思いますが、当マンションでどのような検討を重ねて延期を決断したかを紹介したいと思います。

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 総会延期は区分所有法による見解ではOK

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まずは法律の観点から。

法務省からは以下の見解が発表されています。

区分所有法においては,管理者又は理事が,少なくとも毎年1回集会を招集しなければならないとされ,集会において毎年1回一定の時期にその事務に関する報告をしなければならないとされていますが(区分所有法第34条第2項,第43条,第47条第12項,第66条),前年の開催から1年以内に必ず集会の招集をし,集会においてその事務に関する報告をすることが求められているわけではありません。

 したがって,今般の新型コロナウイルス感染症に関連し,前年の集会の開催から1年以内に区分所有法上の集会の開催をすることができない状況が生じた場合には,その状況が解消された後,本年中に集会を招集し,集会において必要な報告をすれば足りるものと考えられます。

引用:マンションの管理組合等における集会の開催について

つまり、開催月が延期されても本年中に開催すれば法的には問題ないことになります。

ここが駄目であれば元も子もないのですが、法務省からしっかりアナウンスされているので、ひとまず法的には安心です。

総会延期は管理規約上では違反となる

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次に問題となるのがマンションの管理規約となります。

マンションによって多少異なりますが、通常下記のような規約が存在します。

「新会計年度開始以後2か月以内に通常総会を招集しなければならない」

多くのマンションが3月決算となる為、自動的にその2カ月後の5月に開催されることになります。

 

ということで、管理規約上では総会延期は規約違反となってしまいます。

総会案件となる管理会社との管理委託契約の更新方法

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管理会社が入っているマンションにおいては管理委託契約の更新が必要となりますが、これは総会決議が必要となります。

 

ただし、これについては下記のいずれかの方法で対応が可能です。

  1. 本契約と同一の内容で2ヶ月の暫定契約を理事会決議で締結して、総会で本契約をする

  2. 理事会決議で本契約(変更した内容で)を締結して総会で事後承認とする

 

どちらの方法においても大切なのは、事前に理事会決議をしておくということですね。

次期予算について未承認での運営期間が生じる

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総会が開催できないということは次年度の予算案が承認されていない状況が続くことになります。

通常でも決算月の2カ月後に総会を開催するわけですから、2カ月未承認のまま運営されることになりますが、さらに延長となると未承認の期間が長くなってしまいます。

そのことを指摘されるとちょっと苦しい状況にはなってしまいます。

こんな状況で総会を開催する方法

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このような状況ではありますが、実際に総会を開催しているマンションはあります。

どのように行うかというと、委任状や議決権行使書を事前に集めて、総会当日は会場に来ないことを推奨し、最小人数で開催する方法です。

ちょっとズルい方法と思われるかもしれませんが、総会は不要不急ではなく、必ず開催しなくてはいけない会議です。

住人への感染リスクを抑える為にも、事前にしっかりとした広報を行うことで、このように開催することは良いことだと思います。

要はしっかりと広報することが大切だと思います。

 

ちなみに当マンションでは修繕積立金の引き上げ案がある為、このような状況で委任状を集めて開催することは誠実ではないと考え、延期という決断となりました。

まとめ

最後に総会延期についてまとめると、下記のようになります。

  1. 法的には問題なし
  2. 管理規約は規約違反になる
  3. 管理会社との管理委託契約を事前に理事会決議しておく
  4. 予算の未承認状態が長くなるので指摘が出る可能性はある

 

気になるのは管理規約上では厳密には違反になってしまうことと、予算の未承認状態が長くなるということですが、昨今の情勢を踏まえると、やむを得ず、延期しても住人の理解を得られる範疇ではないかと思います。